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Ultima modifica: 12/2024
BASE Milano: Gestire Eventi, Bar e Ristorante con un unico sistema di vendita [Caso Studio]
BASE è una delle realtà più dinamiche e innovative nel panorama culturale e ricreativo di Milano.
Introduzione al Caso Studio BASE Milano
Situato in un'ex area industriale, BASE offre uno spazio multifunzionale che ospita eventi, workshop, esposizioni e attività di co-working.
L'obiettivo di BASE è quello di creare un luogo d'incontro per idee creative e innovazioni, migliorando continuamente l'esperienza dei visitatori attraverso tecnologie all'avanguardia e servizi efficienti.
BASE Milano: Un Hub per Eventi Indimenticabili e un Bistro di Eccellenza
BASE è rinomato per la sua capacità di organizzare eventi di grande impatto, che spaziano dalle conferenze e spettacoli dal vivo a mostre d'arte e festival.
Ogni evento è progettato per stimolare la creatività e favorire il networking tra professionisti e appassionati di vari settori.
Grazie agli spazi versatili e alle attrezzature di ultima generazione, BASE riesce a trasformare ogni occasione in un'esperienza unica e coinvolgente per i partecipanti.
Oltre agli eventi, BASE vanta un bistro che è diventato un punto di riferimento per chi cerca una pausa gustosa e raffinata in un ambiente creativo.
Il bistro offre un menù variegato, con piatti preparati con ingredienti freschi e di alta qualità, che soddisfano i palati più esigenti.
Il servizio rapido e attento, combinato con l'atmosfera accogliente e innovativa, rende il ristorante di BASE il luogo ideale per pranzi di lavoro, cene rilassanti e incontri informali.
Situazione iniziale: Code Infinite, Gestione e Controllo di Ordini e Pagamenti Impegnativo
Prima di implementare le soluzioni di Qromo, BASE affrontava quotidianamente diverse sfide operative. La gestione degli ordini e dei pagamenti risultava inefficiente, con code frequenti in cassa durante gli eventi e picchi di affluenza. Questo non solo rallentava il servizio, ma creava anche un'esperienza meno soddisfacente per i visitatori.
Inoltre, la gestione del multipagamento in cassa complicava ulteriormente il processo, la gestione dei tavoli era caotica e poco intuitiva per il personale di sala, e la mancanza di statistiche affidabili rendeva difficile analizzare le performance. Il monitoraggio delle vendite in tempo reale e la gestione centralizzata degli ordini erano problematici, rendendo quindi difficile l'ottimizzazione delle risorse, l’aumento dell’efficienza e la pianificazione strategica del futuro.
Essendo un hub multiculturale, gli eventi all’interno del BASE sono di diverso genere, da grandi eventi con migliaia di persone a piccole riunioni con poche decine di partecipanti. Inoltre, con diversi bar all’interno della struttura, ciascuno con processi lavorativi diversi, BASE aveva bisogno di un sistema versatile che permettesse loro di agire su tutti i punti all’interno della struttura.
Gestione dei Punti Cassa in fase iniziale
All'inizio, BASE gestiva i pagamenti con i seguenti punti cassa:
- 3 punti cassa al Bistro Interno
- 2 punti cassa al Bar Esterno
- 2 punti cassa in Discoteca
Le Principali Attività all’Interno di BASE e le loro Necessità
1. Bistro BASE
Il ristorante Bistro BASE opera principalmente durante l'ora di pranzo, accogliendo visitatori di workshop e lavoratori di co-working. Per rispondere efficacemente alle esigenze di una clientela internazionale, era fondamentale dotarsi di uno o due punti cassa e di un menù digitale di sola consultazione, tradotto automaticamente in 50 lingue.
Questo ha permesso di mantenere l'efficienza del servizio, eliminando la necessità di distribuire fisicamente i menù e garantendo un'esperienza senza intoppi per tutti i clienti.
2. BAR Esterno
Il bar esterno è attivo dal primo pomeriggio fino alla sera, concentrandosi principalmente sul servizio di bevande. Condividendo la cucina con il Bistro BASE, era essenziale trovare una soluzione integrata che assicurasse una gestione operativa efficiente delle comande in cucina.
Per questo motivo, BASE ha scelto di adottare il Menù QR con Ordini e Pagamenti dal tavolo, il Software Gestionale e i lettori POS per i punti cassa. Questo sistema ha permesso di coordinare meglio gli ordini tra il bar esterno e il bistro, ottimizzando le operazioni e migliorando l'esperienza dei clienti.
3. BASE Discoteca
Durante i grandi eventi serali, che attirano centinaia di persone, BASE affrontava una sfida significativa con soli due banconi del bar, posizionati a notevole distanza l'uno dall'altro. Era quindi essenziale implementare un sistema che velocizzasse l'ordine, il pagamento e la riscossione degli ordini.
La soluzione ideale è stata quella di permettere ai clienti di ordinare autonomamente dai loro smartphone, eliminando completamente i punti cassa e, di conseguenza, le code. Grazie al Token Digitale “SaltaCassa” per Eventi e Locali di Qromo, BASE ha potuto aumentare significativamente il numero di ordini evasi e ridurre notevolmente i costi di gestione legati al personale e ai punti cassa.
Sfide nella gestione operativa di Eventi e Ristorante
BASE Milano si trova spesso ad affrontare eventi di vario tipo, da grandi raduni con migliaia di partecipanti a incontri più piccoli e intimi. Questo crea una serie di sfide operative complesse, soprattutto per quanto riguarda la gestione degli ordini e dei pagamenti.
Prima di implementare le soluzioni di Qromo, BASE si scontrava con diverse difficoltà:
Code infinite agli Eventi
La gestione degli ordini e dei pagamenti era inefficiente, causando lunghe attese durante gli eventi.
Gestione dei tavoli caotica
La gestione dei tavoli era poco intuitiva e la mancanza di statistiche affidabili rendeva difficile l'analisi delle performance. Inoltre i diversi punti cassa collegati al vecchio software gestionale non comunicavano tra loro.
Punti Cassa Limitati
Con tre punti cassa interni e due esterni, l'organizzazione trovava complicato gestire l'affluenza e i picchi di lavoro.
Durante i grandi eventi serali, con centinaia di persone, la sfida era amplificata. I due banconi del bar erano troppo distanti e insufficienti per gestire rapidamente ordini e pagamenti, generando frustrazione tra i clienti e inefficienza nel servizio.
Esperienze dei Clienti Negative e Operazioni Complicate
Le inefficienze operative di BASE non solo rallentavano il servizio, ma creavano anche un'esperienza meno soddisfacente per i visitatori. Code lunghe e attese interminabili diventavano la norma, compromettendo l'atmosfera vivace e creativa che BASE si propone di offrire.
La gestione del multipagamento era complicata, e la confusione regnava tra il personale di sala.
- Frustrazione dei Clienti: Le lunghe attese e il servizio lento hanno portato a numerose lamentele.
- Stress elevato per il Personale: Il personale era spesso sopraffatto, incapace di gestire efficacemente l'afflusso di clienti.
- Perdita di Opportunità Continua: La mancanza di un sistema efficiente limitava la capacità di BASE di sfruttare appieno il potenziale degli eventi e aumentare i ricavi.
Soluzione unica per gestire Eventi e Ristorante: un sistema smart per gestire la vendita diretta e online
BASE ha implementato il software gestionale di Qromo per amministrare la vendita diretta nei vari punti cassa all'interno della struttura, risolvendo completamente i problemi che avevano con il gestionale precedente che non permetteva ai punti cassa del Bistro BASE e del Bar Esterno di comunicare.
Il software di Qromo ha permesso a BASE di gestire tutto da un unico pannello di controllo centralizzato, monitorando le vendite in tempo reale e migliorando la gestione degli ordini. La piattaforma di Qromo ha reso possibile la sincronizzazione di tutte le operazioni, offrendo una visione chiara e immediata delle performance.
Benefici del Software Gestionale Qromo:
Un unico pannello di controllo per monitorare vendite, ordini e performance in tempo reale.
Riduzione degli errori e miglioramento del servizio grazie alla sincronizzazione delle operazioni.
La direttrice può ora monitorare l'attività anche da remoto, verificando incassi, ordini e statistiche in tempo reale.
Grazie al software gestionale di Qromo, BASE ha potuto aumentare esponenzialmente la propria efficienza operativa. La centralizzazione delle operazioni ha semplificato notevolmente il lavoro del personale, riducendo la possibilità di errori e migliorando il servizio.
Con un pannello di controllo unificato, il management di BASE può ora monitorare le vendite e gli ordini in qualsiasi momento, facilitando la pianificazione strategica e l'ottimizzazione delle risorse. La capacità di monitorare il menù e le vendite in tempo reale ha consentito a BASE di gestire la propria offerta, garantendo che i prodotti siano sempre disponibili quando richiesti dai clienti.
Infine, l'integrazione del software gestionale di Qromo ha rafforzato l'immagine di BASE come un'organizzazione all'avanguardia tecnologicamente, capace di fornire un'esperienza clienti più fluida e soddisfacente. Questo ha contribuito a consolidare la reputazione di BASE come una destinazione preferita per eventi, attrarre nuovi clienti e fidelizzare quelli esistenti attraverso una gestione operativa efficiente e all'avanguardia.
Flessibilità e Adattabilità dei Punti Cassa in autonomia per Eventi e Locali
Qromo offre una flessibilità senza pari nella gestione dei punti cassa, permettendo a BASE di aggiungere o rimuovere facilmente punti cassa a seconda delle esigenze degli eventi e della disponibilità del personale. Questa caratteristica si è rivelata fondamentale per gestire l'alta rotazione dei dipendenti tipica del settore ristorativo e per affrontare imprevisti dell'ultimo minuto senza compromettere il servizio.
La capacità di adattarsi rapidamente alle variabili operative ha garantito una continuità e un' efficienza che si traducono in un servizio sempre all'altezza delle aspettative dei clienti.
Ordini e Pagamenti dal Menu QR: sia dal tavolo del Bar Esterno e sia in Discoteca con il token digitale SaltaCassa
Per migliorare ulteriormente l'esperienza dei visitatori, BASE ha adottato la soluzione di Ordini e Pagamenti di Qromo in due punti chiave: il Bar Esterno e la Sala Discoteca. Questo sistema consente ai clienti di ordinare e pagare direttamente dai loro smartphone tramite QR Code, eliminando completamente le code in cassa.
Vantaggi del Menù QR con Ordini:
- Eliminazione delle Code in cassa: I clienti possono ordinare e pagare senza dover fare la fila.
- Esperienza Intuitiva: Un processo di acquisto rapido e intuitivo che aumenta la soddisfazione del cliente.
- Menu Multilingue: Traduzione automatica del menu in 50 lingue, rispondendo alle esigenze di una clientela internazionale.
Un menù digitale con ordini e pagamenti ha portato numerosi vantaggi significativi per BASE. Ha migliorato notevolmente l'efficienza operativa eliminando le lunghe attese in fila alla cassa durante i momenti di massimo afflusso. Questo non solo ha ridotto lo stress per il personale e i visitatori, ma ha anche aumentato il tempo effettivamente trascorso dai clienti nell'esperienza dell'evento, migliorando così la soddisfazione complessiva.
Grazie a un processo di acquisto rapido e intuitivo, anche lo scontrino medio è aumentato sensibilmente.
Inoltre, un menù digitale tradotto in 50 lingue ha consentito una gestione più precisa degli ordini e dei pagamenti, riducendo al minimo errori e confusioni. La possibilità di accettare diversi metodi di pagamento ha ampliato le opzioni per i clienti, rendendo il processo di acquisto più comodo e inclusivo.
Dal punto di vista amministrativo, il menu digitale ha introdotto la capacità di raccogliere dati in tempo reale sulle preferenze degli utenti e sulle vendite, permettendo a BASE di analizzare le tendenze di consumo e di adattare rapidamente l'offerta di prodotti in base alle esigenze del pubblico.
Tipologie di Riscossione dell’ordine dal Menù QR:
BASE ha deciso di adottare due metodologie di ritiro dell’ordine:
Nel BAR Esterno, la riscossione è gestita con il classico servizio al tavolo in maniera automatizzata. Ai clienti basta scannerizzare il QR Code del proprio tavolo per ordinare e pagare. Perché ordinare con il QR Code dal bar? BASE ha scoperto che permettere ai clienti di ordinare e pagare tramite QR Code al bar esterno, mentre il personale del bar si concentra solo sul servizio delle bevande, ha aumentato significativamente l'efficienza.
Questo ha permesso al personale di gestire meglio gli ordini di cibo, facendo arrivare la comanda direttamente in cucina, e di ridurre al minimo gli errori. In questo modo è bastato un solo “runner” per portare le pietanze ai clienti del BAR Esterno, mentre il personale ha potuto dedicarsi completamente a una gestione efficiente del servizio delle bevande.
In Discoteca, BASE ha abilitato la modalità di riscossione “Token Digitale”, conosciuta anche come “SaltaCassa”. Grazie a questa modalità, i clienti possono ordinare in autonomia dal cellulare e ritirare l'ordine al bancone quando vogliono. Questo ha aumentato notevolmente i riordini e migliorato l'efficienza del servizio, permettendo ai clienti di godere dell'evento senza interruzioni.
Implementazione Facile e Veloce in completa autonomia e trasparenza: nessun costo nascosto di installazione o manutenzione
L'implementazione della soluzione di Qromo è stata rapida ed è avvenuta senza interrompere le attività quotidiane di BASE, garantendo una transizione fluida e senza problemi. Grazie alla semplicità d'uso del software gestionale e del servizio di Ordini e Pagamenti di Qromo, lo staff di BASE ha potuto padroneggiare efficacemente in breve tempo, senza richiedere lunghi e dispendiosi periodi di formazione.
L'assistenza dedicata di Qromo ha giocato un ruolo fondamentale nell'assicurare una transizione fluida e priva di stress. Il supporto attento e pronto a rispondere alle esigenze specifiche di BASE, infatti, ha prevenuto qualsiasi difficoltà di adozione, fornendo un accompagnamento costante durante tutto il processo di implementazione.
Il processo di integrazione ha incluso la configurazione del software gestionale per adattarsi alle esigenze specifiche di BASE, garantendo che tutte le funzionalità necessarie per il monitoraggio delle vendite in tempo reale e la gestione degli ordini fossero operative fin dall'inizio.
Eventuali sfide incontrate, come la gestione di più punti cassa o l'adattamento alle procedure interne, sono state affrontate prontamente grazie alla stretta collaborazione tra il team di Qromo e quello di BASE. La cooperazione continua e la risoluzione tempestiva di eventuali problemi hanno contribuito a una transizione senza intoppi.
Inoltre, durante il processo di implementazione, è stato dedicato tempo alla formazione del personale per garantire che fossero completamente a proprio agio con le nuove tecnologie. Questo ha favorito un rapido adattamento e una rapida adozione da parte dei dipendenti di BASE, assicurando che il cambiamento tecnologico non influenzasse negativamente la qualità del servizio offerto ai clienti.
Risultati di BASE Milano dopo l'adozione di Qromo
Massima Efficienza Operativa e Nessuna Coda in Cassa agli Eventi
Grazie alle soluzioni di Qromo, BASE ha visto un significativo miglioramento nell' efficienza operativa. Le code in cassa sono state eliminate, riducendo i tempi di attesa e aumentando la velocità degli ordini. La gestione centralizzata ha semplificato il monitoraggio delle vendite e la gestione dell'inventario, permettendo una pianificazione più accurata e strategica.
Esperienza del Cliente Migliorata
L'implementazione di Qromo ha trasformato l'esperienza dei visitatori di BASE. La possibilità di ordinare e pagare direttamente dai loro smartphone ha reso il processo più rapido e piacevole. Testimonianze dei clienti evidenziano la soddisfazione per il servizio rapido e moderno, che ha reso le loro visite agli eventi ancora più godibili.
Vendite in Crescita senza Personale Extra: Missione Compiuta
La soluzione di Qromo ha contribuito a una crescita significativa delle vendite e dello scontrino medio. La facilità di ordinare e pagare ha aumentato il numero di transazioni, mentre la gestione efficiente delle disponibilità ha ridotto gli sprechi. BASE ha visto un incremento dei ricavi, attribuibile direttamente all'implementazione delle soluzioni di Qromo.
I numeri di BASE Milano con il Sistema di Vendita Qromo:
- Scontrino Medio: + 22%
- Numero di Ordini: +34%
- Costi del Personale: -15%
- Meno Errori: Meno Sprechi
Testimonianza di Successo:
"Qromo ha rivoluzionato il nostro modo di operare, migliorando l'efficienza e l'esperienza dei nostri clienti. La velocità del servizio è aumentata, i guadagni sono cresciuti e ora possiamo gestire il menù in tempo reale e in completa autonomia, con una traduzione automatica che soddisfa i nostri clienti internazionali. L'assistenza di Qromo è stata impeccabile, rendendo il nostro personale molto soddisfatto della nuova tecnologia. Non avere più code e punti cassa fisici ha ridotto gli errori umani e aumentato il controllo sulle nostre attività. Infine, la flessibilità di aprire e chiudere punti cassa in autonomia ci è tornata molto utile."
- Veronica, Direttrice di BASE.
Conclusione: Scegli un unico partner per gestire le vendite di Eventi e Locali
L'implementazione delle soluzioni di Qromo ha portato numerosi benefici a BASE, migliorando l' efficienza operativa, l' esperienza del cliente e contribuendo alla crescita delle vendite. La tecnologia all'avanguardia di Qromo si è dimostrata una soluzione vincente per BASE, dimostrando come l' innovazione possa trasformare positivamente le attività culturali e ricreative.
Se stai valutando di adottare Qromo nella tua attività, ti consiglio di registrarti ora e riscattare la prova gratuita di 1 mese su tutti i servizi. Non durerà per sempre, quindi conviene approfittarne ora iscrivendoti da qui.
