Blog
Ultima modifica: 01/2026
Gestionale per eventi e food truck: il caso Amani for Africa con Qromo
Qromo è il gestionale unico che ha permesso ad Amani for Africa di coordinare bar, food truck e donazioni in un grande evento: niente code, dati chiari e flussi sotto controllo.
Amani for Africa è un’organizzazione che lavora da anni per garantire istruzione, protezione e futuro a bambini e ragazzi in Kenya e in altri Paesi africani. A Milano, le sue cene e i suoi eventi non sono semplici appuntamenti mondani: sono momenti in cui persone, aziende e partner si ritrovano per fare davvero la differenza.
Ma quello che vale per Amani vale per moltissimi altri format: festival con più food truck in fila, serate aziendali con diversi corner bar, eventi diffusi in grandi spazi con tante aree F&B. Quando l’affluenza è alta e i punti ristoro sono numerosi, la vera sfida non è “riempire la sala”, ma gestire il flusso: ordini, pagamenti, incassi, donazioni, report.
In un contesto così carico di significato, ogni ospite non è solo un partecipante, ma un potenziale alleato. L’atmosfera è intensa, le storie raccontate sul palco coinvolgono a livello emotivo e la sfida diventa una sola: trasformare quell’energia in azione immediata, senza che file, attese o problemi alla cassa spezzino il “momento” della donazione.
Per uno dei suoi eventi più importanti, Amani ha scelto di affidare la gestione completa di food & beverage e donazioni a Qromo, trasformando una serata complessa in un modello replicabile di organizzazione digitale.
Prima di Qromo: grandi eventi, tanta complessità
Chi organizza eventi con più bar e food truck conosce bene il lato nascosto del “successo”:
- file infinite ai punti cassa nei momenti di picco;
- ogni truck con il proprio sistema (POS bancario, app, contanti, fogli);
- ordini presi “come si può”, tra scontrini, blocchetti e ricevute;
- poca visibilità sugli incassi totali durante la serata;
- riconciliazione manuale a fine evento, con numeri da ricostruire.
Nel caso Amani, a questa complessità se ne aggiungeva un’altra: le donazioni. Non si trattava solo di vendere cibo e drink, ma di trasformare l’energia dell’evento in contributi concreti ai progetti in Kenya. Ogni intoppo operativo – una coda, un POS che non prende, una transazione persa – poteva tradursi in una donazione mancata.
Il rischio era duplice:
- per l’organizzazione, tanta burocrazia e poca chiarezza;
- per il pubblico, un’esperienza frammentata, con più tempo in fila che a vivere la serata.
Serviva un’unica regia capace di orchestrare tutti i punti vendita, ridurre l’attrito per gli ospiti e dare ad Amani numeri chiari, subito.
Un’unica piattaforma per bar, truck e donazioni
Per questo evento, Amani ha scelto Qromo come sistema operativo dell’intera serata: un gestionale unico per coordinare più bar, diversi food truck, pagamenti digitali e donazioni.
Fisicamente, la struttura dell’evento prevedeva una fila compatta di punti vendita:
- 3 truck salati dedicati al food,
- 1 punto dolce,
- 3 bar per drink e beverage.
In pratica, Qromo è stato utilizzato per:
- gestire gli ordini di cibo e drink in modo uniforme su tutti i truck,
- centralizzare incassi e dati in un unico sistema,
- offrire agli ospiti un’esperienza di ordine e pagamento rapida, intuitiva e senza code,
- tracciare in tempo reale quanto si stava raccogliendo, sia in consumazioni che in donazioni.
Ogni bar e ogni food truck ha lavorato come un “punto cassa Qromo”:
- menù digitale dedicato per ciascun truck (salato, dolce, bar);
- ordini che arrivavano dai QR Code o dai dispositivi dello staff;
- incasso elettronico cashless con POS integrati;
- flusso unico verso il back office centrale, senza file Excel né conteggi manuali.
Nessun gestionale improvvisato, nessun POS isolato, nessun pezzo scollegato.
Come è stato configurato l’evento con Qromo
Dal punto di vista tecnologico, l’evento è stato costruito per essere completamente cashless e leggero dal punto di vista dell’hardware.
Qromo ha fornito:
- 5 iPhone con l’app Qromo Gestionale per lo staff di sala e dei truck (disponibile anche su Android)
- 2 Qromo POS Pro S700 utilizzati come dispositivi principali per presa comande, incasso cashless e gestione delle transazioni,
- 3 stampanti comande per i reparti food (truck salati e punto dolce), collegate al gestionale.
I bar lavoravano in modalità ancora più snella: l’ordine arrivava direttamente sul dispositivo dello staff e veniva preparato al momento.
La logica era semplice:
- gli smartphone servivano per ricevere ordini e gestire i flussi;
- i POS Pro per incassare in modo rapido e sicuro, con carte e wallet digitali;
- le stampanti comande per inviare gli ordini di food in produzione in modo chiaro e leggibile.
- ogni QR Code portava a un menù digitale pensato per l’evento e collegato ai truck corretti.
Il risultato è stato un setup compatto, senza registratori di cassa tradizionali, senza decine di POS bancari diversi, senza hardware ridondante: pochi dispositivi, tutti connessi allo stesso sistema.
Zaini tecnologici e QR Code: quando è il servizio ad andare verso le persone
Questo ha permesso di:
- portare il punto d’ordine direttamente dentro la folla,
- dare agli ospiti la possibilità di ordinare food & beverage da qualsiasi zona della location, senza doversi avvicinare al bar o al truck,
- rendere visibile e intuitivo il QR Code da inquadrare per iniziare a ordinare.
L’esperienza, per chi partecipava, era estremamente semplice e coerente con lo spirito della serata:
- vedeva il display sullo zaino o sui materiali in sala,
- inquadrava il QR Code con lo smartphone,
- sceglieva cosa ordinare dal menù digitale,
- pagava in pochi secondi con carta o wallet digitale,
- procedeva al ritiro dei prodotti, senza code in cassa o attese infinite.
Niente app da scaricare, niente registrazioni obbligatorie, nessuna fila in cassa: l’ordine partiva, il truck riceveva la comanda sulla propria stampante o sul dispositivo, e il cliente veniva servito senza perdere un minuto di spettacolo o di intervento.
Dal punto di vista di Qromo, tutto questo non era altro che l’attivazione della funzionalità Ordini da QR Code:
- menù digitali dedicati all’evento,
- ordini associati ai singoli truck o bar,
- pagamento immediato, cashless, già riconciliato nel gestionale.
Diversi punti vendita, un solo cervello
Dal punto di vista organizzativo, questa è stata la vera svolta: più punti fisici, un solo sistema digitale.
Con Qromo:
- ogni food truck lavorava con il proprio menù e la propria operatività,
- tutti gli ordini – da QR, da palmare QromoPOS Pro, da punto cassa – confluivano nello stesso gestionale,
- l’organizzazione poteva vedere in tempo reale il venduto totale, quello per singolo truck, e l’andamento degli incassi.
Per Amani questo ha significato:
- meno personale “inchiodato” alla cassa,
- meno punti cassa da installare e presidiare,
- meno hardware tradizionale (POS fisici, registratori, terminali multipli),
- molto più controllo sui flussi: ogni ordine era tracciato, ogni pagamento riconciliato.
La stessa logica è applicabile a festival di street food, eventi corporate, fiere con più bar o serate con punti ristoro diffusi: Qromo diventa il “cervello” che coordina tutto, senza togliere autonomia operativa ai singoli operatori.
Donazioni digitali integrate: quando ogni ordine può valere di più
Pur non essendo un caso studio solo “solidale”, il progetto Amani ha mostrato un altro aspetto potente di Qromo: la possibilità di integrare le donazioni digitali dentro l’esperienza dell’evento.
Attraverso QR Code dedicati e listini configurati ad hoc, gli ospiti potevano:
- fare una donazione dal proprio smartphone,
- aggiungere una donazione a fine ordine di cibo o beverage,
- contribuire più volte durante la serata, senza dover passare da una cassa o da un banchetto informativo.
Il tutto sempre tracciato e visibile nel back office, con report chiari a fine evento: quanto è stato raccolto, in che modalità, in quali location della serata.
La facilità di pagamento ha agito come un vero acceleratore della generosità: eliminando la frizione del contante e dell’attesa, gli ospiti si sono sentiti più liberi di contribuire più volte, in momenti diversi della serata. Ogni “tap” sullo schermo è diventato un gesto concreto: una consumazione in più, una donazione aggiuntiva, un contributo reale ai progetti di Amani.
È un modello che si presta non solo a ONG e associazioni, ma anche a:
- eventi aziendali con raccolte fondi,
- festival che sostengono progetti specifici,
- locali che ospitano serate charity.
I numeri di Amani
Numeri che raccontano in modo semplice cosa significa avere un’unica piattaforma a governare un evento complesso: più capacità di servizio, più valore generato, meno fatica per chi organizza.
Più velocità, più vendite, più impatto
L’adozione di Qromo come regia unica dell’evento ha portato risultati concreti su più fronti:
- Riduzione delle code: i momenti di picco non hanno più generato “muri” di persone davanti ai truck. Gran parte degli ordini è arrivata via QR Code, con un flusso continuo e distribuito nel tempo.
- Aumento delle consumazioni: grazie alla possibilità di ordinare senza doversi alzare o mettersi in fila, il numero di ordini gestiti per ora è cresciuto in modo significativo rispetto alle edizioni precedenti.
- Maggiore valore medio per ospite: tra consumazioni aggiuntive e donazioni digitali, ogni partecipante ha potuto contribuire di più, in modo naturale e spontaneo.
- Rendicontazione immediata: a fine serata Amani aveva già il quadro completo dell’evento: incassi totali, ripartizione per punto vendita, andamento delle donazioni, performance dei singoli truck. Nessun lavoro di ricostruzione nei giorni successivi.
In più, per la prima volta, gli organizzatori hanno potuto osservare l’andamento delle donazioni e dei flussi di consumo praticamente in tempo reale: questo ha reso più semplice ottimizzare scorte, personale e tempi di servizio, evitando sprechi e assicurando che nessun desiderio di contribuire andasse perso per colpa dell’organizzazione.
Al di là dei numeri specifici, il messaggio è chiaro: quando si riduce l’attrito operativo, cresce automaticamente la capacità dell’evento di generare valore, sia economico che sociale.
Cosa significa per il tuo evento (anche se non è solidale)
Il caso Amani nasce in un contesto di beneficenza, ma il modello è ideale per chiunque gestisca:
- grandi eventi con più bar o food truck,
- serate con diversi corner F&B,
- festival, fiere, rassegne dove il food & beverage è distribuito su più postazioni.
Con Qromo puoi:
- usare un unico sistema per tutti i punti cassa dell’evento,
- permettere agli ospiti di ordinare e pagare da smartphone, senza code,
- ridurre il numero di punti cassa fisici e di personale dedicato solo agli incassi,
- avere un quadro chiaro e immediato di venduto, incassi e – se previsto – donazioni,
- replicare il format in altre location o per altre edizioni senza ripartire da zero.
La forza di Qromo, in questo tipo di contesti, sta proprio nella sua capacità di essere “invisibile”: la tecnologia lavora dietro le quinte, si adatta alla velocità di un truck o alla formalità di una cena di gala, mentre al centro restano le persone, i contenuti e la causa da sostenere.
Vuoi trasformare anche il tuo evento in un flusso semplice e sotto controllo?
Il caso Amani for Africa dimostra che la complessità di un grande evento con più bar e food truck può essere governata, non subita. Con un’unica piattaforma, gli organizzatori guadagnano controllo, gli operatori lavorano meglio e il pubblico vive un’esperienza più fluida.
Se stai progettando un festival, una grande inaugurazione, un evento aziendale o una serata con diversi punti ristoro, Qromo può diventare la tua regia digitale:
- meno code,
- meno hardware,
- meno costi,
- più vendite,
- più dati utili a portata di mano.
Clicca qui per registrarti gratuitamente e scopri come usare Qromo per il tuo prossimo evento.
Tu ti concentri sui contenuti e sulle persone, alla parte operativa pensiamo noi.
